MICROSOFT WORD | MAIL MERGE

 

Pengertian Mail Merge

Mail Merge merupakan sebuah fitur pada microsoft word yang membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat, undangan, sertifikat, amplop, dll) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.

Dokumen nantinya dibuat pada Microsoft Word, kemudian rujukan penerima dapat diakses melalui 2 cara, yaitu :

1. Dokumen Langsung 

Rujukan pada dokumen di Microsoft Word yang kita buat sendiri penerimaannya.

2. Dokumen yang Telah Tersedia

Rujukan pada dokumen Microsoft Word di ambil melalui dokumen lain yang telah di simpan sebelumnya. Seperti Microsoft Excel

Langkah-langkah Membuat Mail Merge

Daftar penerima Mail Merge dapat dibuat langsung pada Microsoft Word dan dapat pula dibuat pada Microsoft Excel.

a. Langkah-langkah pembuatan Mail Merge melalui Microsoft Word (Dokumen Langsung)

Misalnya, kita akan mengirimkan undangan pernikahan kepada 5 orang kerabat dekat kita. Berikut dokumennya :

1. Klik menu Maillings kemudian klik Start Mail Merge (pada grub start mail merge) lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

2. Pada step kedua pilih Use the current document. Kemudian klik Next.

3.  Pada step ketiga ini kita pilih Type a new list. Kemudian klik Create. Akan muncul kotak dialog baru, disinilah kita akan mengisi data nama dan alamat surat. Secara default nama kolom sudah terbentuk, namun untuk penyesuaian kita buat kolom baru saja. Caranya klik Costumize Columns.

4.  Kemudian hapus semua field names yang ada.

6. Setelah terhapus buat lagi yang baru dengan nama yang bisa kamu sesuaikan di bagian Add. Klik OK, kemudian klik OK lagi.

7.  Jadi sudah terbentuk kolom yang baru dimana hanya terdiri dua kolom saja. Isikan data sesuai dengan yang akan dimasukan ke surat nanti, seperti nama dan tempat. Jika sudah klik OK.

 

8.  Pastikan bahwa ada check list di data tersebut

9. Setelah klik OK, kamu akan diminta untuk menyimpan file tersebut dengan nama yang bisa kamu sesuaikan.

10. Klik Use Existing List untuk dapat memasukkan nama-nama penerima dari data tersebut.

11. Pilihlah data yang telah kita simpan sebelumnya

12. Letakkan kursor di bawah Kepada Yth. kemudian pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih nama. Letakkan kursor di bawah Di kemudian pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih tempat

13. Untuk melihat hasilnya, klik Privew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per satu.

14. Setelah selesai, klik Edit Individual Documents 

15. Klik All untuk dapat melihat kelima undangan yang berbeda nama dan alamatnya

16. Undangan telah jadi dan siap untuk di print

b. Langkah-langkah Pembuatan Mail Merge melalui Misrosoft Excel (Dokumen Tidak Langsung)

1. Di excel, buatlah daftar nama dan tempat tinggal dari penerima surat. Daftar tersebut di simpan pada dokumen yang sama dengan tersimpannya surat undangan. Ubah nama pada Name Box menjadi Undangan

2.  Klik Select Recipient lalu Klik Use Existing List. Setelah itu, klik Use an existing list.

3. Setelah itu, pilih daftar Penerima Undangan yang telah kita simpan

4. Pilihlah bagian Undangan yang merupakan bagian yang telah kita namai pada Step 1

5. Letakkan kursor di bawah Kepada Yth. kemudian pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih nama. Letakkan kursor di bawah Di kemudian pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih tempat.

6. Untuk melihat hasilnya, klik Privew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per satu.

Demikian sedikit penjelasan dari saya tentang Mail Merge, mohon maaf bila ada kesalahan kata.